Сканирование документов организации

Человечество по достоинству оценило все преимущества внедрения информационных технологий в производственные процессы и другие сферы жизнедеятельности. Компьютерная техника применяется повсеместно. Документы создаются и хранятся в электронном виде. Это достаточно удобно для поиска необходимой информации и дальнейшей работы с ней.

Преимущества работы со сканированными документами

• Хранение документов в электронном виде обеспечивает удобный и быстрый доступ к информации в любой момент, что значительно повышает эффективность работы в целом.

• Повышение уровня конфиденциальности в результате разграничения доступа сотрудников к определённым видам информации.

• Компактность. Электронный архив занимает гораздо меньше места, нежели бумажный, что даёт возможность освободить офис от лишних бумаг, передав материалы на хранение компании, оказывающей архивные услуги.

• Возможность одновременной работы с материалами специалистов различных отделов.

• Хранение базы данных на виртуальном сервере даёт возможность сотрудникам работать, находясь не только в офисе, но и удаленно.

• Беспрерывное резервное копирование максимально защищает от потери данных.

• Защищенность документов от повреждений. Электронные версии не стареют и не изнашиваются. Распечатанный через 10 лет экземпляр будет выглядеть не хуже оригинала.

В каких случаях требуется сканирование документов

Часть данных, к которым приходится периодически обращаться, находится на бумажных носителях, созданных ранее и составляющих архив. Сохранность таких документов зависит от качества бумаги и условий хранения.

Для крупных предприятий бумажный архив – это довольно ощутимый объем материальных носителей, занимающих определённую площадь и вызывающих некоторые неудобства при работе с ними. Для того, чтоб сократить временные затраты на поиск информации и сделать процесс работы с архивными документами более приятным, целесообразнее бумажный архив перенести на электронные носители. Для этого необходимо отсканировать бумаги и обработать полученные материалы с последующим занесением их в информационную базу предприятия.

Процесс сканирования документов

Для представления архивной документации в электронном виде необходимо качественное сканирование документов, которое состоит из следующих операций:

• подготовки;

• оцифровки на скоростных сканерах;

• текстового распознавания;

• индексирования данных;

• создания электронных каталогов;

• интеграции данных в базу предприятия.

В результате некорректно выполненного сканирования и неправильной постобработки полученных электронных копий на выходе можно получить материалы, несовместимые с существующей на предприятии информационной системой. То есть вся работа в таком случае выполнена напрасно.

Для успешного сканирования архива документов предприятия необходимо наличие современного высокотехнологичного оборудования, соответствующего программного обеспечения и обученных быстро и качественно работать специалистов. Такими ресурсами располагает архивная компания, которая выполняет работы не только в цехе сканирования, но и на территории клиента.

Когда лучше всего доверить сканирование документов профессионалам

Наиболее важным при сканировании является процесс подготовки документов. Все подготовительные работы (расшивка, раскладка листов по стопкам, маркировка стопок и листов) выполняются вручную, и только сам процесс сканирования происходит автоматически после нажатия оператором соответствующей кнопки.

Как правило, полученные в результате сканирования копии документов требуют корректировки. Во-первых, электронные образы могут содержать искажения в виде нечеткости. Во-вторых, необходима проверка на наличие повторов и ошибок. В случае обнаружения неточностей возникает необходимость вносить правки. Требуемого результата удаётся достичь с помощью специальных программ. Только после таких преобразований электронный вид документа можно считать его копией. Полученные и обработанные сканкопии записывают в папки на цифровые носители, формируя электронные каталоги.

После процесса сканирования бумагам необходимо придать привычный вид, то есть собрать их в папки, сшить и вернуть владельцу для дальнейшего использования.

Допустим, необходимо отсканировать 5000 архивных документов, каждый из которых содержит 3-5 листов различного формата. Смотришь на эту кипу бумаг и понимаешь, что выполнить поставленную задачу в сжатые сроки без помощи специализированной организации просто нереально: нет подходящего оборудования, да и персонал обучать некогда. Тогда привлечение к выполнению работ компании, оказывающей подобные услуги и обладающей всеми необходимыми ресурсами, является единственным верно принятым решением.