Оформление и учет возврата товара

Первичные учетные документы на возврат товара поставщику

Независимо от причины возврата товара поставщику (например, возврат некачественного товара или же возврат нереализованного товара поставщику), Закон о бухучете обязывает покупателя при этом составлять первичные учетные документы на возврат товара поставщику (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как оформить покупателю возврат товара поставщику

Возврат товаров поставщику сопровождается возвратной накладной (например, по форме N ТОРГ-12 с отметкой: “Возврат товаров”) или актом возврата товаров поставщику.

Документы на возврат товара от покупателя поставщику передаются вместе с возвращенным товаром.

Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.

Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

При этом покупателю выставлять счет-фактуру на возврат товаров не нужно.

Правовые основы для возврата товара

Передача покупки между сторонами сделки регулируется договором поставки (ст. 506 ГК РФ). Допускается передача по месту приобретения той продукции, которая поставлена контрагенту фактически. Согласно ГК РФ в числе причин могут указываться следующие:

• приобретенное не соответствует заявленному качеству (ст. 475);
• поставленный ассортимент не соответствует документам (ст. 468);
• количество (объем) поставленного объекта оказалось меньше указанного в документах значения (ст. 466);
• контрагенту не переданы необходимые документы по поставленному объекту (ст. 464);
• упаковка продукции выполнена не по установленным требованиям или отсутствует необходимая тара (ст. 482).

Получатель, обнаруживший неисполнение (исполнение ненадлежащего качества или объема) поставщиком условий соглашения в части сроков поставки, комплектности, качественных характеристик поставляемой продукции, вправе отказаться от выполнения договорных требований в отношении изделий, по которым соответствующие требования нарушены. Подобный отказ может явиться основанием для возврата продукции.

Облагается ли НДС возврат товара продавцу — неплательщику НДС?

Тот факт, что продукция не соответствует условиям соглашения, может выявляться в ходе ее приемки или позже в результате обнаружения скрытых дефектов. Поэтому в учете потребителя товары могут быть как оприходованы, так и нет. Реализатору направляется документ о расхождениях (акт) с приложением претензии на возврат полученного.

В числе условий для возвращения может быть оговоренное в договоре право контрагента вернуть приобретенное, не реализованное им в течение оговоренного срока после поставки, или право на обратную передачу по взаимной договоренности участников сделки.

В таких ситуациях по соглашению о поставке применяется обратная реализация полученного, но теперь поставщик выступает в роли покупателя, а предыдущий покупатель – поставщика.

Когда возврат будет обратной реализацией

Как правило, при возврате товаров отдельный договор купли-продажи, в котором покупатель становится продавцом, а продавец — покупателем, никто не заключает. Поэтому так сразу представить себе ситуацию, о которой говорит Минфин, непросто.

Но даже если такого договора нет, обратная реализация может возникнуть. Посмотрите внимательно исходный договор. Нет ли в нем условия об обратном выкупе товаров продавцом? Например, если покупателю не удалось продать их до определенного времени. Это и есть обратная реализация, при которой покупатель должен составить счет-фактуру.

Здесь важен следующий момент. Чтобы не было претензий к вычету, в договоре стоит четко обозначить, что возврат товара производится обратной поставкой, в которой покупатель является продавцом, а продавец — покупателем. Тогда никаких оснований придраться к счету-фактуре (он будет не корректировочным, а обычным) у проверяющих не будет. Если такой конкретики в договоре нет, претензии возможны к любому оформлению сделки:

• Вы сделали корректировочный счет-фактуру, а налоговая говорит: «У вас обратный выкуп, нужен счет-фактура от покупателя» — и снимает вычет.
• Или наоборот, оформили обратную поставку, а контролеры вам: «У вас не написано об обратной поставке, сказано о возврате» — и вы также лишаетесь вычета и вынуждены идти в суд.

Так что сделайте ревизию своих договоров и при необходимости внесите в них изменения.

Кстати, обратный выкуп возможен не только в отношении нераспроданных качественных товаров, но и бракованных (письма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-09/34582, № 03-07-09/34591).

Претензионное письмо с требованием поставщику принять возвращенные покупателем товары

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара).

Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

В письме указывается:

• полное название и реквизиты покупателя и поставщика;

• номер и дата договора купли-продажи (поставки);

• номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;

• наименование товара, его количество и стоимость;

• выявленное расхождение (неисправность);

• ссылки на нормативные акты;

• требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т.д.).

Претензия подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровкой его Ф.И.О., и заверяется печатью компании (в случае ее наличия).

Претензионное письмо передается уполномоченному представителю поставщика под роспись или же направляется ему по почте заказным письмом с описью вложения.

Правила проведения процедуры возврата продукции, которая соответствует заявленным характеристикам?

Порядок возврата качественного товара обратно в магазин несколько иной. Вернуть его просто так, без объективных на то причин, невозможно. Законом о защите прав потребителей не предусмотрен возврат денег покупателю, если тот просто передумал ее приобретать. Тем не менее, имеется возможность обменять вполне качественную вещь на аналогичное изделие у этого же продавца.

Причины, по которым покупатель может захотеть обменять свою покупку могут быть весьма различными. Например, ему хочется такую же вещь, но другой расцветки, или есть желание носить изделие чуть большего или чуть большего размера.

Согласно статье 25 Закона о защите потребителей покупатель имеет полное право обменять свою покупку в течение 14 дней после совершения сделки с продавцом. Но если желаемая для обмена вещь отсутствует у продавца, то покупатель уже будет иметь право требовать вернуть ему деньги и принять покупку обратно.

Для того чтобы вернуть вещь хорошего качества продавцу, импортеру или производителю нужно выполнить следующие шаги:

• Соблюсти сроки, предусмотренные для возврата покупки надлежащего качества продавцу, то есть должно пройти не более 14 дней с момента приобретения.
• Убедиться, что данное изделие не входит в перечень товаров, не подлежащих обмену и возврату в случае, если оно не имеет дефектов.
• Удостовериться в сохранности упаковки, ярлыка, наличии бирки. Убедиться в том, что товарный вид изделия сохранен, потому что, если есть явные следы использования изделия, то обменивать его уже никто не будет.
• Заранее удостовериться, что аналогичный товар не находится у продавца в наличии.
• Составить заявление-обращение на имя продавца. В заявлении необходимо указать свои данные для связи, возможные контакты. Так же описать характеристика возвращаемого товара по его паспорту или сертификату. Обязательно указать причину, по которой вы собираетесь вернуть изделие, и требование вернуть деньги, уплаченные за него.
• Чем конкретнее будет указана причина, по которой вы хотите отказаться от покупки, тем больше у вас будет шансов, что продавец добровольно пойдет вам на встречу, и не будет вставлять палки в колеса. Так же ускорить процесс может, если вы заранее укажите способ получения денег, который для вас предпочтительнее. Обычно покупатель указывает или свой расчетный счет или просит вернуть сумму наличностью.
• Если чек на ваше приобретение сохранился, то лучше сразу приложить его к заявлению.
• Заявление в письменном виде в комплекте с возвращаемой вещью следует вернуть продавцу. Но помните, что заявление должно быть составлено обязательно в двух экземплярах. На втором экземпляре, который останется у вас, человек, который принял у вас товар, должен оставить свою подпись и роспись и указать свою должность.

Прием-передача товара должна быть зафиксирована актом, который будет подписан обеими сторонами. В акте обязательно должно присутствовать полное наименование товара и его подробное описание.

Согласно нормам, прописанным в Законе о защите прав потребителей, сумма за покупку должна быть возвращена не позднее, чем в течение трех дней после обращения заявителя с данной просьбой.

Возможна и такая ситуация, что продавец не будет ожидать трех дней, и сразу же в день обращения, вернут покупателю деньги за товар, который не подошел по какой-либо причине.

Но возможно и другое развитие событий, когда даже после истечения трех дней продавец деньги вам все-таки не вернет, и будет продолжать категорически отказываться от возврата. Тогда вам не остается ничего другого, как обратиться в соответствующие судебные инстанции. Для этого нужно будет составить исковое заявление и просить суд защитить ваши нарушенные законные права.

НДС при возврате товара поставщику

НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:

• Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.

• Покупатель регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).

Отметим, что не важно, по какой причине происходит возврат.

Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору.

Договор комиссии

Согласно договору комиссии одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. То есть право собственности на товар до момента его продажи остается у продавца.

При заключении договора комиссии комитент (поставщик) имеет право в любой момент потребовать возврата товара с возмещением комиссионеру причиненных убытков. В свою очередь комиссионер вправе отказаться от поручения, если договор составлен без указания срока действия или при нереализации товара в установленный срок.

Возврат товаров: разница в бухучете

Отличия возврата от обратного выкупа важны и для отражения операции в бухучете.

Обычный возврат

Возвращая товар, который был принят на учет, покупатель сделает следующие проводки:

• Дт 76 (не 62!) Кт 41 — на стоимость возврата;
• Дт 76 Кт 68 — на сумму НДС по корректировочному счету-фактуре.

Продавец должен сторнировать у себя:

• выручку: Дт 62 Кт 90;
• себестоимость: Дт 90 Кт 41;
• НДС: Дт 90 Кт 68.

Документальное оформление возврата товара поставщику и право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю

Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет.

Все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

1. Брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке. В этом случае организация-покупатель просто не принимает у поставщика некачественный товар.

2. Основания для возврата выявлены сразу, но организация-покупатель все равно вынуждена принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику.

3. Плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у организации-покупателя обратно товары, которые организация-покупатель не успела реализовать до истечения срока их годности.

Рассмотрим подробно эти случаи и поясним, какие документы на возврат товара поставщику необходимо оформлять в каждой ситуации.

Возврат некачественного товара поставщику при обнаружении брака непосредственно при приемке товара

В этом случае организация-покупатель может просто не принимать испорченный товар.

При этом достаточно подкорректировать приходную накладную ТОРГ-12 – без документального оформления возврата некачественного товара поставщику.

То есть если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, оформленной поставщиком организацией-покупателем вычеркиваются необходимые позиции – те позиции, что с браком.

Обращаем внимание на то, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя – экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица.

Указанное лицо должно поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Кроме этого поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для организации-покупателя счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее организации-покупателю в течение 5 рабочих дней, так как фактически было куплено меньше товара.

При этом в счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Отметим, что на практике часто используется другой вариант, а именно осуществляется допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты.

То есть организация-покупатель принимает всю поставку, подписывая приходную накладную без корректировок. А поставщик доставляет недостающий качественный товар несколько позже.

Это распространенный случай тогда, когда у покупателя налажены доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда организация-покупатель не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки.

Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания – подрядчик продавца по доставке ничего не принимает обратно.

В этом случае, несмотря на брак, организации-покупателю придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе.

И только после этого организация-покупатель может написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком.

Возврат по другим причинам

Сложнее обстоит дело с возвратом товара по причинам, не связанным с ненадлежащим выполнением условий договора. Например, из-за отсутствия на него спроса. В этом случае возникает вопрос: не является ли такой возврат реализацией, то есть обратной продажей товара?

В Налоговом кодексе реализация товаров (работ, услуг) определена как передача (в том числе обмен) на возмездной основе или безвозмездно права собственности на них.

Примечание. Что такое реализация, написано в ст.39 Налогового кодекса.

По договору купли-продажи право собственности у покупателя товаров (работ, услуг) возникает с момента их передачи, если иное не предусмотрено законом или договором. Следовательно, каждый случай перехода права собственности признается реализацией.

Пример. Изменим условия предыдущего примера.

Предположим, что возврат части товара произошел по соглашению сторон из-за отсутствия на него спроса. Такой возврат – это обратная реализация товара. В этом случае записи в учете “Актива” будут выглядеть так:

10 сентября

Дебет 62 Кредит 90-1

• 9000 руб. – отражена выручка от обратной продажи части товара;

Дебет 90-2 Кредит 41

• 7500 руб. (9000 – 1500) – списана себестоимость проданного товара;

Дебет 90-3 Кредит 76 субсчет “Расчеты по неоплаченному НДС”

• 1500 руб. – начислен НДС с выручки;

12 сентября

Дебет 51 Кредит 62

• 9000 руб. – поступила оплата за возвращенную продукцию;

Дебет 76 субсчет “Расчеты по неоплаченному НДС” Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”

• 1500 руб. – отражена задолженность по НДС.

Бухгалтер “Пассива” отразил эту операцию такими проводками:

10 сентября

Дебет 41 Кредит 60

• 7500 руб. (9000 – 1500) – оприходованы возвращенные товары;

Дебет 19 Кредит 60

• 1500 руб. – отражен НДС;

12 сентября

Дебет 60 Кредит 51

• 9000 руб. – возвращены деньги покупателю;

Дебет 68 субсчет “Расчеты по НДС” Кредит 19

• 1500 руб. – предъявлен к вычету НДС.

Примечание. Когда НДС можно поставить к вычету, написано в ст.ст.171 и 172 Налогового кодекса.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо организации-покупателю при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Данный акт подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Отметим, что вместо акта по форме ТОРГ-2 можно составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию организация-покупатель составляет накладную по форме ТОРГ-12.

Данная накладная уже будет возвратная для организации-покупателя и приходная для поставщика, ведь уже поставщик будет покупать у организации-покупателя товар, который организация-покупатель возвращаете. Именно покупать, так как ранее к организации-покупателю перешло право собственности на товар. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.

Различия в понятиях

Некоторые бухгалтерские работники не разделяют понятия «возврат товаров» и «обратная реализация», получая в итоге многочисленные проблемы с оформлением документации и с отражением в учете (налоговом, бухгалтерском) совершаемых операций.

Если через некоторое время после отгрузки купленной партии приобретатель возвращает продавцу полученное (полностью, частично), важно выяснить точную причину для этого.

Когда причиной обратного перемещения продукции указывается несоответствие поставки условиям соглашения (спецификации) по комплектации, окраске, качеству или размеру, то процедура должна трактоваться именно как возврат.

Такая ситуация возникла в результате неисполнения должным образом реализатором своих обязательств по поставке заказанного.

Если договор расторгнут по причине, указанной в ГК РФ, обязательства сторон получаются не исполненными, отсутствует факт реализации. При такой передаче получается отказ от прав собственника на полученное приобретение, а не восстановление перешедшего права владения. Покупатель, уже оприходовавший поступление в учете, должен сделать сторнирующие проводки для исправления.

В случаях, когда у приобретателя отсутствуют какие-либо претензии к полученной продукции, а ее перемещение по месту продажи производится по договоренности с продавцом (к примеру, нереализованная в срок часть), то процесс представляет собой обратную реализацию. Фактически происходят 2 сделки: при первой поставщик продал товары покупателю, а затем во второй сделке покупатель реализовал эти же объекты или их часть поставщику. Обе стороны оформляют и отражают в учете сделку как обычную куплю или продажу продукции.

Кстати! Полученный по соглашению продукт соответствующего требованиям качества возвращается продавцу только по решению участников сделки или если ситуация оговорена условиями действующего договора (ст. 450, ст. 453 ГК РФ). При получении право собственности на продукцию передается приобретателю (ст. 223 ГК РФ), а при обратной реализации, совершаемой по той же стоимости, по которой продукция приобретена, право собственности меняется на первоначальное состояние (до продажи).

Как выгоднее оформить возврат

Однако не всегда возврат товара приравнивается к его реализации. Чтобы избежать подобной ситуации, можно:

• заключить договор комиссии;
• предусмотреть переход права собственности на товар не после отгрузки, а после его оплаты.