Неправильно пробит чек по онлайн-кассе

Возврат денег при неправильном пробитии документа по онлайн-кассе

По онлайн-кассе операции по возврату оформляются:

• При обнаружении нарушения до завершения смены дежурного кассира (до подбития сводного Z-отчета) с помощью возвратного чека. Оформленный документ на возврат поступления одновременно с Z-отчетом, содержащим показатели по выручке предприятия за день или сутки (24 часа) работы, направляется оператором в подразделение налоговой структуры. Передаваемый отчет содержит пояснение-указание на первоначальный ошибочный документ, в результате указанная в документе сумма подлежит вычету из показателя общей выручки за день.
• При возврате денег не в день приобретения продукции, но в срок до 14 дней от даты покупки, соответствующий закону по защите прав потребителей, когда дежурный кассир выписывает кассовый ордер на расход (РКО) и производит выдачу денег из главной кассы. Предварительно кассир принимает от покупателя составленное им заявление с изложением проблемы и проверяет соответствие указанных в заявлении паспортных данных документу, предъявленному гражданином.

К сведению! Оформление возвратного чека возможно только в день совершения приобретения при использовании в работе ККТ новой модели. При всех вариантах возврата рекомендуется составить акт по возврату денежных средств (подобно форме КМ-3 о возврате клиентам денег по кассовым чекам неиспользованным или ошибочно пробитым), который вместе с ошибочными кассовыми чеками (приклеенными на чистый бумажный лист), пояснением и документами к Z-отчету направляется в бухгалтерию компании.

Форма КМ-3 может быть составлена только в виде, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ (№ 132, 25.12.1998). Предприятие вправе разработать иной документ для оформления возврата средств, но и использование КМ-3 не будет нарушением, несмотря на необязательность формы (письмо МФ РФ № 03-01-15/54413, 16.09.2016).

Если покупатель расплачивался за приобретенный товар с помощью платежной карточки, то средства возвращаются также в безналичном виде на карточку (указания ЦБР № 3073, 07.10.2013). При перечислении денег не в день покупки покупатель должен составить заявление и предъявить собственный паспорт, а кассир возвращает средства и передает в бухгалтерию пакет документов (акт, пояснение, Z-отчет).

Внимание! Неустранение по онлайн-кассе нарушений, связанных с возвратом денег, влечет применение в отношении предприятия санкций по КоАП РФ (ст.14).

Накладная на возврат товара

Стандартного бланка накладной на возврат товаров не существует. Предприниматель может самостоятельно разработать формуляр и использовать его при возникновении необходимости. К обязательным условиям относится то, что накладная должна быть распечатана в двух экземплярах и подписана обеими сторонами (продавцом и покупателем).

Печать чека

Приступать к печати чека на возврат товара в онлайн-кассе следует только после того, как подтвержден факт покупки и оформлена накладная. Распечатанный фискальный документ будет отличаться тем, что в поле «признак расчета» будет указано «возврат прихода».

Корректировка ошибки ввода данных по онлайн-кассе

В случае выявления по онлайн-кассе ошибки ввода данных (не оформлен чек, на чеке отсутствуют некоторые позиции) по вине кассира или из-за технической неисправности аппарата формируется чек коррекции.

Целью процедуры является приведение в соответствие реальных сведений по продажам с подлежащими учету в НС (фискальными). Выполнение корректировки на понижение или увеличение объема продаж возможно в любое время после обнаружения ошибки. Возможны две ситуации.

Ситуация 1. В случае отбития кассиром кассового документа на сумму меньше фактически полученной образуется ситуация появления неучтенной выручки от реализации. Налоговые службы могут трактовать факт как сокрытие доли дохода, подлежащего налогообложению, и незаконное неиспользование ККТ.

Для того чтобы не попасть под штрафные санкции по налоговым платежам, требуется сформировать чек коррекции. При самостоятельном обнаружении ошибки пробитый чек вместе с актом и пояснительной запиской, содержащей время и дату ошибки, направляется оператору (ОФД).

После чего организация (по собственному желанию, но не в обязательном порядке) может обратиться в отделение НС и уведомить об обнаружении и устранении несоответствия. При получении предписания налоговой структуры, поучившей информацию о неучтенных продажах, формируется чек коррекции с указанием в качестве основания предписания НС, который пересылается оператору и в НС вместе с обязательством организации по уплате штрафа (ст. 14 КоАП РФ).

Ситуация 2. Если кассиром пробит кассовый документ на сумму больше фактически полученной, образуется превышение выручки от продажи над фискальными данными (недостача). Создание чека коррекции при этом не является обязательным из-за отсутствия подозрений в неиспользовании кассового оборудования. Кассиру следует пробить документ на возврат поступления на недостающую сумму и подготовить пояснительную записку с объяснением причины недостачи денег в кассе.

Когда пробитие чека на неверную сумму имело место в присутствии покупателя, также можно не создавать чек коррекции. Работник формирует документ по возврату поступления в размере ошибочной суммы, а затем пробивает кассовый документ на приход в правильном размере. Правильный чек передается покупателю, ошибочный возвращается кассиру, а в ОФД и в НС будут направлены верные данные.

К сведению! В случае необходимости чек коррекции должен создаваться в интервале между созданием отчета об открытии смены и отчета о ее закрытии (письмо МФ РК № 03-01-15/28914, 12.05.2017). Но это не означает невозможность внесения исправлений после завершения смены, допустившей ошибку.

При закрытии очередной смены проведенные в кассовых документах и в чеках коррекции суммы используются фискальным накопителем для формирования итоговых сведений по смене (ФЗ № 54, 22.05.2003). Поэтому создание чека коррекции после завершения смены допустимо при условии, что в нем отражается момент допущения нарушения (дата, время). К примеру, документ, составленный 11.10.17 для корректировки ошибки, допущенной 02.09.17, может содержать описание исправления в виде: «Кассовый чек с неверно указанной суммой был сформирован в 10:10 02.09.2017».

Возврат денег клиенту по онлайн-кассе

Действующее законодательство позволяет покупателям возвращать товары продавцу. Это может произойти из-за обнаружения брака, неправильно подобранного размера или иных причин. Независимо то того, чем вызвано это решение, кассир должен действовать по следующему алгоритму.

“Признак расчета” в чеке возврата

В момент оформления возврата товара по онлайн-кассе формируется кассовый документ, в котором, среди прочих реквизитов, должен быть указан “Признак расчета”.

Существует несколько видов “Признака расчета”:

• “Приход” – непосредственно пополнение кассы в момент продажи товара
• “Возврат прихода” – противоположный “Приходу” вид расчета, используется в случае необходимости возврата денежных средств из кассы
• “Расход” – используется при приеме какой-либо продукции или сырья от граждан (например, выплата при приеме металлолома)
• “Возврат расхода” – практически неиспользуемый вид реквизита, противоположен “Расходу” (используется если принятый от граждан товар возвращен обратно населению, а денежные средства возвращаются в кассу)

В случае возврата товара покупателем, используется только один из признаков – “Возврат прихода”. Данный признак указывается и в случае необходимости вернуть аванс или же возместить стоимость неоказанной услуги.

Документальное оформление возврата товара и денег из онлайн-кассы

Какими же документами оформить процедуру возврата по онлайн-кассе?

Возврат покупателю денег — это следствие возврата им продавцу приобретенного товара. Товар может быть как некачественным, так и качественным (п. 1 ст. 18, п. 2 ст. 25 закона «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1), и день его возврата необязательно будет совпадать с днем продажи. При принятии товара от покупателя оформляют:

• заявление о возврате, составляемое в произвольной форме либо на бланке, разработанном продавцом;
• накладную на возврат по форме, применяемой у продавца для этого первичного учетного документа.

К заявлению может прилагаться бумажный вариант кассового чека, выданного покупателю при продаже в любой из возможных форм (бумажной или электронной), либо его дубликат, распечатанный продавцом из базы, хранящейся в фискальном накопителе.

А вот в качестве документа для возврата по онлайн-кассе денег будет оформлен обычный кассовый чек (или БСО) со всеми его обязательными реквизитами, но с признаком расчета «возврат прихода» (письмо Минфина от 24.05.2017 № 03-01-15/31944). При этом обязанности оформления, например, акта о возврате денег покупателю у продавца не возникает, поскольку закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 1 ст. 1) ограничивает вопросы применения ККТ положениями собственного текста и нормативных актов, принятых в соответствии с ним.

Оформление возврата товара по онлайн-кассе на карту

Если товар был оплачен наличными, покупатель вправе потребовать, чтобы денежные средства были возвращены либо наличными из денежного ящика кассы, либо переводом средств на расчетный счет (т.е. безналичный расчет).

В случае возврата на расчетный счет, покупателю необходимо написать соответствующее заявление.

А если товар был оплачен банковской картой, возврат по онлайн-кассе строго должен быть оформлен только по безналичному расчету.

Для того, чтобы произвести возврат, кассиру необходимо вставить карту покупателя в платежный терминал и выбрать соответствующую операцию. Срок зачисления денежных средств в этом случае составляет около 3 рабочих дней.

Но в данном процессе задействованы три лица: продавец, покупатель и банк, поэтому схема возврата выглядит следующим образом:

• Покупатель пишет заявление
• Продавец на основании заявления передает информацию в банк
• Банк перечисляет сумму на расчетный счет покупателя

Соответственно срок возврата денежных средств может варьироваться в большую или меньшую сторону.

Возврат денежных средств покупателю не в день покупки

Такие ситуации случаются чаще. Ведь в том, что товар не подходит, покупатель, как правило, убеждается уже при возвращении домой, когда как следует его рассмотрит и проверит.

Каковы правила возврата денежных средств покупателю в данном случае?

Он должен написать заявление на возврат денег. Форма заявления произвольная, но в нем обязательно указываются ФИО покупателя, наименование товара в соответствии с его паспортом или документом об оплате товара, причина, по которой товар возвращается, а также требование заменить покупку или вернуть за нее денежные средства. .

Кроме того, покупатель предъявляет чек и паспорт.

Так же, как и в первом случае, необходимо оформить накладную, которая подписывается и продавцом, и клиентом.

Возврат денежных средств покупателю должен быть произведен в течение трех дней после обращения.

Обратите внимание: если у вас несколько касс, то деньги в данном случае должны быть возвращены уже не из операционной, а из главной кассы организации. Акт КМ-3 о возврате денег при этом составлять не нужно — деньги выдаются по расходному кассовому ордеру на основании паспорта покупателя. После этого кассир фиксирует РКО в кассовой книге. Еще раз перечислим документы на возврат товара от покупателя не в день покупки. От клиента требуется чек, паспорт и заявление. Продавец заполняет накладную на возвращаемый товар, например, по форме ТОРГ-13, подписывает ее у покупателя и выдает деньги по расходному кассовому ордеру.

Как оформить возврат прихода, если нужно суммы нет в кассе

При возврате дорогостоящих товаров может возникнуть ситуация, когда нужной суммы для передачи покупателю просто не окажется в кассе. В Законе о защите прав потребителей есть статья (ст. 22) согласно которой, продавец обязан вернуть полную сумму клиенту в течение 10 дней. Если в течение этого времени нужной суммы не оказалось в наличии, то продавцу необходимо снять недостающие средства с расчетного счета либо из общей кассы ООО.

Нюансы возврата через Pos-терминал

Если в торговой точке установлен Pos-терминал, то порядок действий должен быть следующим:

1. сначала потребуется зайти в меню операций (в некоторых аппаратах нужно нажать клавишу F1);
2. среди списка финансовых операций нужно выбрать «возврат товара» и вставить в терминал карту покупателя);
3. после появления на экране данных о карте, потребуется нажать зеленую кнопку и затем ввести нужную сумму;
4. при необходимости клиенту потребуется ввести PIN-код;
5. после того как распечатаются два экземпляра чека, один передается покупателю, а второй остается у кассира.

Срок, в течение которого будут перечислены деньги, зависит от платежной системы и банка. Обычно средства возвращаются на счет в течение 3-5 дней.

Такая форма возврата не применяется в день покупки. Если клиент отказывается от товара до закрытия кассовой смены, то производится отмена операции в следующей последовательности:

1. в меню «Финансовые операции» выбирается подпункт «отмена по номеру»;
2. в соответствующем поле вводится номер чека;
3. подтверждается информация о платеже;
4. распечатывается чек.

Отличие чека коррекции от чека возврата

Случаются ситуации, когда в момент расчета с покупателем продавец не пробивает чек. Это может быть из-за человеческого фактора, и, например, из-за технической неполадки. В итоге в кассе образуется недостача, которую как-то нужно объяснить. В этом случае кассиру поможет чек коррекции.

Чек коррекции создается строго на основании какого-либо поясняющего документа (служебной записки по факту недостачи, объяснительной и т.д.).

Чек коррекции – это фискальный документ и бланк строгой отчетности, он обязательно будет передан в налоговую инспекцию, которая в свою очередь может запросить пояснения по факту создания корректировки.

Соответственно предпринимателю стоит хранить все документы на основании которых создаются подобные чеки.

Важно! Чтобы избежать штрафа, предпринимателю необходимо сообщить в налоговую службу о проведении корректировки до того, как налоговая узнает об этом из других источников.

Если речь идет о возврате, чек коррекции не нужен, достаточно оформить обычный чек, в котором признак расчета будет указан как “возврат товара”.

Т.е. чек коррекции создается в том случае, если была допущена ошибка из-за которой образовалась недостача денежных средств и это как-то нужно исправить. А в моменте возврата ошибок кассира нет, и исправлять ничего не нужно.

Оформление заявления

Для того чтобы вернуть товар покупатель должен прийти с паспортом и кассовым чеком. Первое что ему нужно сделать – это написать заявление в произвольной форме, где должны быть указаны его паспортные данные, причина отказа от приобретенной продукции, сумма покупки, дата обращения и личная подпись.

В некоторых торговых точках уже имеются заранее подготовленные бланки заявлений, упрощающие процедуру. После получения оформленной заявки кассиру следует сверить указанную информацию с оригиналами документов.

Если фискальный чек у покупателя не сохранился, продавцу нужно будет восстановить данные о покупке с фискального регистратора и указать в заявлении, что чек не сохранился.

Следует помнить, что забирать оригинал фискального чека у заявителя не нужно. Достаточно приложить к заявке его копию. При необходимости подтверждения представителям ФНС того, что деньги действительно возвращены клиенту, а не изъяты с целью уменьшения налогов, достаточно будет предоставить заявление, написанное покупателем собственноручно.

Последовательность проведения возврата по онлайн-кассе

Особенности оформления процедуры зависят от того, что стало причиной для возврата. Если он производится для того, чтобы исправить ошибку кассира, то сделать его нужно в тот же день.

Чтобы исправить ситуацию, когда допущена ошибка в цене или количестве товара, нужно сформировать чек «Возврат прихода», а затем распечатать новый с правильными данными. Кассир выдает корректный фискальный документ и денежную разницу покупателю. В этом случает запрашивать у клиента ничего не требуется.

Для того чтобы у специалистов налоговой не возникало вопросов о правомерности действий кассира, ему необходимо написать служебную записку, указав информацию о чеке, оформленном с ошибкой и подтвердив то, что после это были сформированы еще два чека. К записке нужно прикрепить чеки: неправильный и сформированный с целью возврата средств.

Такие манипуляции можно провести очень быстро на смарт-терминале Эвотор 5. Интуитивно-понятный интерфейс позволяет легко разобраться в особенностях проведения стандартных операции. Это влияет на скорость процесса обслуживания клиентов.

В случае если покупатель решил полностью вернуть товар, то процесс формирования чека не зависит от того, сколько времени прошло после покупки. Даже если это произошло в этот же день, кассиру следует действовать так, как если бы это произошло через неделю.

Что делать, если при возврате товара в кассе нет денег

В случае возврата товара покупателем, магазин вправе отсрочить выплату денежных средств не более чем на 10 дней.

Если покупатель изъявил желание вернуть товар, который был оплачен наличными, а в кассе нет денег, кассир может ссылаться на законодательные нормы (данная информация прописана в статье 22 Закона о защите прав потребителей).

Важно! В случае, если срок задержки выплаты будет превышен, за каждый день просрочки на магазин будет начисляться штраф равный 1% от стоимости возвращенного товара.

Передача денежных средств

Возвращать деньги покупателю можно тогда, когда уже подписаны и подготовлены все документы. Если речь идет о частичном возврате, а не о полной сумме покупке, то алгоритм процедуры будет аналогичным. Стоимость, наименование и количество возвращённой продукции обязательно должны быть указаны в заявлении.

Если покупка была совершена по безналичному расчету, то последовательность действий кассира при возвращении средств принципиально не поменяется. В этом случае клиенту потребуется дополнительно указать в заявлении реквизиты для осуществления безналичного перевода. Деньги вернуться на указанный счет в течение десяти дней.

До момента поступления средств, покупателю рекомендуют сохранить все оформленные бумаги. В большинстве случаев никаких проблем не возникает, но если все-таки деньги не вернулись на счет, то нужно будет обратиться в банк и предоставить ответственному сотруднику документы для разъяснения ситуации.

Когда проводится возврат по онлайн-кассам?

Тем, кто столкнулся с проведением возврата по онлайн-кассе нужно учитывать, что операция проводится несколько иначе, чем на ККМ старого образца. Последовательность манипуляций будет зависеть от того, какая модель онлайн-кассы установлена в торговой точке. Важную роль играет программное обеспечение и версия прошивки.

Для того чтобы выполнить операцию правильно, следует распечатать и передать клиенту специальный чек. В нем должен быть указан правильный признак расчета. Чаще всего это возврат прихода, означающий, что деньги возвращаются обратно физическому лицу. Оформление кассового чека с таким признаком расчета производится в нескольких случаях:

1. если покупатель отказался от приобретенного им товара и вернул его обратно продавцу;
2. если при оформлении фискального документа кассиром была ошибочно указана неправильная стоимость или количество товара.

После того как клиент вернул приобретённую продукцию и получил обратно денежные средства, ему вручается фискальный чек такого типа.

Для того, чтобы в дальнейшем не было проблем с представителями ФНС, кассиру следует подготовить еще несколько документов, подтверждающих корректность осуществления процедуры через онлайн-кассу.

Можно ли оформить возврат по безналу, если покупка оплачивалась наличными?

Если покупатель изъявил желание получить обратно денежные средства в безналичной форме, то для этого не должно быть препятствий со стороны продавца. Для осуществления операции клиенту потребуется указать реквизиты банковского счета в заявлении. Деньги нужно будет перечислить на него с расчетного счета компании или предпринимателя.

Если клиент расплачивался за товары банковской картой, то деньги должны быть возвращены только в безналичной форме на тот же карточный счет.

Процедура возврата денежных средств в безналичной форме должна осуществляться поэтапно:

1. Покупатель предоставляет товар, паспорт, банковскую карту и кассовый чек или другой документ, который подтверждает факт оплаты.
2. Продавец убеждается в целостности товара и приступает к оформлению возвратных документов. Если возвращаемое изделие имеет ненадлежащий вид по вине клиента, то заполняется акт несоответствия. Далее оформляется акт возврата, в котором указывается описание изделия, причина, по которой его возвращают, стоимость и паспортные данные клиента. Затем формируется платежное поручение и отправляется в банк.

Документальная процедура возврата товара по онлайн-кассе

Рассмотрим процедуру возврата с документальной стороны:

1. Возврат товара по онлайн-кассе всегда должен сопровождаться соответствующим пакетом документов, первым идет заявление от покупателя.

Строгой формы у данного заявления нет, но есть перечень данных, которые должны быть в нем отражены:

• Данные продавца (наименование, реквизиты, ФИО директора, т.е. вся известная покупателю информация о точке продаж)
• Данные о товаре (артикул, цвет и т.д.), найти их можно на ярлыках
• Причина возврата (не подходит фасон, брак на товаре и т.д.)
• Данные покупателя
• Дата написания
• Подпись и расшифровка подписи покупателя

Пример заявления на возврат товара:

В заявлении указываются и все дополнительные сведения, которые покупатель хочет зафиксировать. Например, это может касаться информации о требовании компенсации доставки крупногабаритного товара до продавца.

2. Следующим документом, который должен быть оформлен, является накладная формы ТОРГ-12.

К накладной тоже применяются определенные требования:

• Документ составляется в двух экземплярах
• Накладная должна быть датирована и пронумерована уникальным номером
• Графа “Грузополучатель” должна содержать данные магазина/организации, в который товар возвращается (наименование, ИНН и т.д.)
• В строке “Адрес доставки” указывается адрес торговой точки
• “Поставщик” в данном случае является покупателем, который осуществляет возврат товара, т.е. в данную графу вносятся данные покупателя
• В строке “Плательщик” указывается наименование магазина с соответствующими реквизитами, т.к. именно магазин будет выплачивать сумму возврата
• В строке “Основание” указывается причина возврата, основанием для этого будет заявление покупателя
• После этого в накладной следует табличная часть, в которой необходимо дать описание товара, подлежащего возврату. К описанию относятся характеристики продукции, её упаковка, количество и т.д.
• Итогом заполнения накладной будет указание общего количества возвращаемого товара и его сумма

Важно! Накладная обязательно должна быть подписана обеими сторонами и, по возможности, заверена печатью магазина. Если на накладной отсутствует подпись покупателя, она становится бесполезным документом, т.к. не имеет юридической силы.

Допускается составление накладной в произвольной форме, в этом случае она должна содержать все реквизиты, описанные выше. По возможности ко всему пакету документов прикладывается чек, подтверждающий факт покупки. Но при его отсутствии данный пункт можно пропустить.

Сотрудник магазина, оформляющий возврат по онлайн-кассе, в обязательном порядке сверяет все указанные данные с документами покупателя, после этого оформляет чек возврата.

Далее можно перейти к возврату денежных средств покупателю.