Как правильно указать срок годности в системе «Меркурий»

В чем сложность с трактовкой и заполнением поля «Годен до»

Поле для сроков годности в веб-интерфейсе называется «Годен до». В ВетИС.API используется блок vd:expiryDate, он описывается как «Дата окончания срока годности продукции». 

При оформлении производственного ВСД непонятно, как указывать срок годности товара, если он истекает в определенный час, день или месяц. Например, когда товар годен до 23:59:59 определенного дня, следует указывать этот день или следующий? 

Как правильно провести списание лекарственных средств

Процедура списания и последующей утилизации лекарственных препаратов связана с достаточно обширным документальным сопровождением. Главной бумагой является Акт списания, который станет основанием для передачи испорченных или просроченных лекарств на уничтожение. Процесс выявления и списания таких лекарственных средств предусматривает несколько важных этапов:

1. Инвентаризация:
   • выявление и фиксация недоброкачественных ЛС;
   • внесение сведений в инвентаризационные ведомости (с подписями членов инвентаризационной комиссии и лиц с материальной ответственностью);
   • отражение этих данных в бухгалтерской документации.

Для фиксации данных о порче ЛС можно применять следующие формы:

• №ТОРГ-15 и №ТОРГ-16, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;
• формы из Методических рекомендаций для практических и научных работников, утвержденных Приказом Минздрава России № 98/124 от 14 мая 1998 года.
2. Актирование. Акт о порче товарно-материальных ценностей по форме № А-2.18 заполняется членами инвентаризационной комиссии в тот момент, когда эта порча выявлена. На каждую группу испорченных активов составляется отдельный акт (например, на медикаменты, тару и др.). В этом документе должны быть указаны причины обнаруженной порчи и лица, виновные в ней. Указывается балансовая стоимость испорченных лекарственных средств и медтары. К нему присовокупляются объяснительные виновных в порче лиц (если такие установлены). Этот документ составляется в 3 экземплярах: один экземпляр акта должен будет остаться у материально ответственного лица и быть использован для приложения к отчету при списании матценностей.
3. Сепарация. Отобранные для списания лекарственные средства уже нельзя хранить вместе с доброкачественными. Их нужно перенести в специальную «зону карантина» – отдельное выделенное место (п. 12 Приказа № 706 н).

ВАЖНО! Акт списания является главным документом при утилизации испорченных или просроченных лекарственных средств. На его основании они передаются в спецорганизации для уничтожения.

Жидкие формы лекарств

Любые жидкие лекарственные формы могут испаряться, поэтому флаконы должны быть плотно закрыты. Даже при плотно закрытой крышке йод испаряется и может окрасить рядом лежащие предметы, а некоторые сухие формы лекарств и травы могут его впитать. Активно испаряются при плохо закрытой упаковке спиртовые растворы.

Лекарства в аэрозолях

Аэрозоли и спреи необходимо хранить в фабричной упаковке, в течение указанного срока годности лекарственного препарата, в защищенном от света месте при температуре от 8 до 15 °С, вдали от легко воспламеняющихся препаратов и веществ. Подробные условия хранения и срок годности лекарственных средств в форме аэрозолей указаны на упаковке и в инструкции. При их хранении и транспортировке важно:

• Не нагревать баллон.
• Избегать механических повреждений баллона.

Все это может спровоцировать взрыв баллона.

Правомерное уничтожение лекарственных средств

Ставшие недоброкачественными лекарства не могут быть просто выброшены в мусор. Их нужно в обязательном порядке передать для законодательно регламентированного уничтожения специальным фирмам, имеющим на это разрешение.

Финансовый учет утилизации лекарственных средств

Собственник заключает с такой организацией договор оказания услуг – он будет служить документом, подтверждающим расходы.

ВНИМАНИЕ! Расходы на утилизацию зависят не только от тарифов фирмы, но и от особенностей утилизации тех или иных лекарственных препаратов: например, таблетки уничтожить значительно легче, чем лекарства в аэрозольной форме, отсюда и более высокая стоимость утилизации последних. Влияет на стоимость уничтожения также упаковка лекарств, их вес, объем.

После непосредственного уничтожения фирма-исполнитель выдает заказчику счет на услуги, после чего оформляется Акт приемки выполненных работ (он обычно стандартный).

Налоговый кодекс предписывает учитывать эти траты при начислении налога на прибыль (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Ответ Россельхознадзора

Россельхознадзор расшифровал, как выставлять сроки годности. В поле «Годен до» нужно ставить дату, до наступления которой продукцию можно использовать и передавать контрагентам. Сроки годности считаются не включительно, поэтому с наступлением первой секунды следующего периода продукция будет расцениваться как просроченная.

Пример

Оформляем ВСД на пачку творога. В поле «Годен до» указана дата 20.05.2020. Согласно ответу Россельхознадзора, система «Меркурий» считает эту партию просроченной с наступлением 20.05.2020 в 00:00:00. 19 мая с товаром еще можно работать. С первой секунды 20 мая он будет считаться просроченным. 

Иногда сроки годности указывают интервалом дат. Например, с июня по июль. В своем ответе Россельхознадзор разъяснил, что в ближайшее время введет механизм, при котором товар будет считаться просроченным при наступлении ближайшей даты из интервала. Начните заранее заполнять поле «Годен до» с учетом этой информации, чтобы потом у Россельхознадзора не было вопросов.  

Лекарственные травы

Растительное сырье при неправильном хранении может пересохнуть или отсыреть. В результате его действующие вещества подвергнутся деструкции. Травяные сборы могут впитать пыль, посторонние запахи или вредные вещества. Полезные биологически активные компоненты могут разрушаться под воздействием солнечных лучей.

Срок годности лекарственных трав обычно достаточно долгий, но хранить их нужно в сухом и прохладном помещении, вне доступа солнечного света. Важно, чтобы емкость, в которой хранятся травы, была вентилируема: так они не отсыреют. Оптимальная влажность – не более 60%.

Травы рекомендуют хранить в бумажных, картонных или тканевых пакетах отдельно от других лекарств, так как они впитывают влагу, пары, запахи того, что находится рядом. Травы, на которые у кого-то из членов семьи есть аллергия, необходимо хранить отдельно от всего остального, а также от продуктов питания.

Как заполнять сроки годности 

В поле «Срок годности» нужно вносить дату, до которой товар годен. 

• В часах. Если последний час, когда товар годен, — 15:00, поле заполняют в таком формате: «26.06.2020:16» (ДД.ММ.ГГГГ.ЧЧ).  
• В днях. Если последний день годности товара 25 июня, в поле ставят «26.06.2020» (ДД.ММ.ГГГГ).
• В месяцах. Если продукт фактически годен в июне, в поле ставят «июль 2020».
• В годах. Если продукт фактически годен весь 2020 год, в поле ставят «2021».

Поле со сроком годности важно заполнять правильно, чтобы не получить блокировку или штраф. Сервисы Контура помогают в этом. Веб-сервис и интеграционные решения Контур.Меркурия проверят просрочку при приемке и отгрузке.

Можно ли уничтожить лекарственные средства самостоятельно

Закон разрешает самостоятельную утилизацию лекарственных средств их собственникам при одновременном соблюдении таких условий:

• владелец не является производителем ЛС;
• партия, подлежащая утилизации, небольшая по объему.

Чаще всего эта ситуация возникает в аптечных учреждениях.

Утилизировать ЛС нужно в установленном Инструкцией порядке, определенном для каждого типа уничтожаемых лекарственных средств:

• жидкие лекарства необходимо сильно развести водой (не менее, чем 1:100) и вылить в канализационные стоки;
• таблетки, которые растворяются в воде, требуется растереть в порошок, который также растворяют в воде и выливают;
• мази и нерастворимые лекарственные формы нужно сжечь;
• обломки ампул, коробки, конвалюты, флаконы и др. утилизируются как бытовой мусор (выбрасываются)

К СВЕДЕНИЮ! Если уничтожаемые вещества являются взрывоопасными или легко воспламеняемыми, их самостоятельная утилизация запрещена.

Акт об уничтожении

После утилизации членами комиссии заполняется специальный акт. В нем нужно отразить такую информацию:

• дата утилизации;
• место, где это произошло;
• данные всех членов комиссии по уничтожению (ФИО, должности, места работы);
• причины, по которым ЛС направлены на утилизацию;
• список уничтожаемых медикаментов (название, количество единиц, особенности упаковки, тары);
• наименование собственника утилизируемых активов (фирмы или ИП) и его данные;
• обоснование способа утилизации (для каждого лекарства из списка).

ВНИМАНИЕ! Акт об уничтожении должен быть подписан всеми членами комиссии и скреплен печатью ликвидационного предприятия.

После составления в течение 5 дней данный документ или его заверенная копия направляется в Федеральную службу по надзору в сфере здравоохранения и социального развития.

Как навести порядок в аптечке

Лекарства следует хранить в недоступном для детей и животных месте. Лучше всего хранить лекарства в фабричной упаковке – она защищает содержимое от солнечного света и механических повреждений, а также содержит название (обычно крупным шрифтом), поэтому находить препарат в аптечке удобно. Необходимо сохранить инструкцию по применению. В ней указаны температурный и световой режимы хранения конкретного лекарства, а также правила приема и противопоказания.

К сожалению, очень часто упаковки и инструкции теряются. Для сохранения информации можно:

• срок годности дублировать на самом блистере или индивидуальной упаковке ЛС.
• Приобрести аптечку с секциями. Можно взять специальный контейнер для хранения лекарств с секторами, и каждый сектор использовать для отдельного ЛС (например средства от головной боли храните в одном секторе, а от диареи – в другом).
• Отдельно на флаконах с жидкими лекарственными формами (капли, сиропы, растворы и т. д.) напишите сроки хранения после вскрытия упаковки.

Желательно, чтобы дома было несколько контейнеров для лекарств:

• Для тех препаратов, которые хранятся в прохладном месте, то есть в холодильнике.
• Для лекарств, хранящихся при комнатной температуре.

Обязанности владельцев некондиционных лекарственных средств

Те юридические лица или индивидуальные предприниматели, в чьей собственности или ведении находятся лекарственные препараты, согласно п. 2 вышеупомянутой Инструкции, должны в обязательном порядке совершать с ними следующие операции:

1. Своевременно проводить инвентаризацию и выявлять лекарственные средства, теряющие потребительские качества или не отвечающие им изначально.
2. Немедленно изымать такие ЛС из обращения и оформлять это установленным документальным порядком.
3. Направлять изъятые лекарственные препараты для утилизации в полном объеме на спецпредприятия, имеющие лицензию на их уничтожение.
4. Присутствовать лично или направить своего представителя на процедуру уничтожения ЛС (в состав специально создаваемой комиссии).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Утилизация просроченных ЛС может быть инициирована не только доброй волей собственника, но и предписаниями контролирующих органов или решением суда.