Как не потерять деньги на ремонте при аренде помещения?

Аренда помещения: как не потерять деньги на ремонте

Арендатор редко обходится без ремонта помещения. Чтобы не отдать за ремонт лишнего, стоит знать закон, внимательно читать договор аренды и действовать правильно. Мы разобрали три частые ошибки арендаторов и рассказали, как их избежать.

Частые ошибки программы 1С 8.3 и их исправление

Ремонт без согласия арендодателя

Часто арендатор первым делом вкладывается в ремонт: меняет планировку и дизайн под свой бизнес и вкус. После такого ремонта работать в помещении более комфортно, а его цена увеличивается. Арендодатель сможет продать его дороже или сдать новому арендатору по ставке выше, чем сейчас. Закон называет это неотделимыми улучшениями имущества — ст. 623 ГК РФ. 

Неотделимые улучшения — это когда в помещении сделали ремонт, чтобы стало лучше, новее. Но технической необходимости не было: с потолка не капало, пол не проваливался, розетки не искрили.

По закону так: если арендодатель согласился на неотделимые улучшения, он компенсирует арендатору расходы, когда тот съезжает. Как вариант — стоимость ремонта засчитывают в будущую арендную плату. Это идеальная ситуация для арендатора.

Ремонт, сделанный без согласия арендодателя, арендатору не возмещается. Даже если арендатор сделал очень качественный ремонт и помещение выросло в цене. Суды разбирали подобные споры. К примеру, предприниматель вложил в обновление зала под закусочную почти три миллиона. Потом так вышло, что договор аренды разорвали досрочно. Арендатор хотел компенсацию, но суд отказал. Собственник не давал согласия на улучшения, а смету на работы вообще не видел — дело № А62-289/2017.

Чтобы получить компенсацию за ремонт, надо письменно согласовать с арендодателем проект перепланировки, смету на работы и стройматериалы и любые другие расходы. 

В договор аренды может попасть невыгодное арендатору условие, что арендодатель не возмещает стоимость неотделимых улучшений и не уменьшает за их счёт арендную плату. Так можно по закону. Не пропустите подобные пункты в договоре.

Отдельная история — когда арендатор поторопился и начал ремонт до подписания договора аренды. Потом что-то пошло не так, с арендой не получилось и договор так и не оформили. В этом случае правила об аренде и улучшениях не работают. Ремонт остаётся собственнику, и он обязан оплатить его по правилам о неосновательном обогащении из ст. 1102 ГК РФ. Но тоже только если соглашался на работы и был в курсе стоимости. В подобной ситуации предприниматель потерял полмиллиона на установке новых окон и вентиляции в помещении, где так и не получилось поработать —  дело № А17-702/2011.  

Капремонт по договору аренды делает арендатор

Время от времени в помещении что-то отваливается, выходит из строя и нуждается в замене. Правила из ст. 616 ГК РФ здесь такие: мелкий ремонт делает арендатор, капитальный — арендодатель. 

Но в договоре аренды обязанности можно распределить как угодно. Например, и текущий, и капитальный ремонт повесить на арендатора. Бывает, арендодатели сдают недвижимость именно на таких условиях. А бывает, что подобный пункт случайно попал в шаблон договора аренды. Но суть дела не меняется.

Капитальный ремонт — это замена труб, проводки, сантехники, сгнившего пола, текущего потолка, треснувшей штукатурки. Капитальный ремонт всегда вызван технической необходимостью. Без него работать в помещении опасно, холодно или негигиенично. Как правило, на капитальные работы и материалы уходят немаленькие деньги. 

Если по договору аренды капремонт возложен на арендатора, придётся платить из своего кармана. Один предприниматель потерял два с половиной миллиона на ремонте текущей крыши и затопленного подвала. Предъявить расходы собственнику не получилось. По договору аренды капремонт делает арендатор, а состояние крыши и подвала он видел, когда принимал помещение— дело № А73-15490/2017.

Какие изменения можно вносить?

Изменить можно практически любое положение договора. Все зависит от пожеланий сторон. К примеру, менять допускается эти пункты:

• Стоимость аренды.
• Сроки внесения платежей.
• Права и обязанности участников сделок.
• Условия повышения/снижения стоимости аренды (к примеру, при резком скачке инфляции).
• Основания для досрочного расторжения сделки.
• Введение обязанности арендодателя раз в определенный период выполнять косметический ремонт.
• Введение права арендатора сдавать объект в субаренду.

Допсоглашение составляется и тогда, когда возникает необходимость в продлении договора.

Пример проведения ремонта силами арендатора для определенной деятельности

Арендатор может заранее договориться с арендодателем о проведении ремонта своими силами исходя из специфики своей деятельности, что при заключении договора должно быть отражено. В обязанности арендодателя водит поддержание нормального состояния помещения, а не изменение под специфику деятельности, поэтому в такой ситуации арендодатель не обязан возмещать все убытки по проведенному ремонту, а только те, что касаются непосредственного ремонта конструкций.

Пример реакции собственника на необходимость проведения ремонта

При проведении ремонта необходимо независимо от условий договора согласовать проводимые работы

Важно! При проведении ремонта арендатором, арендодатель возмещает расходы только на неотделимые улучшения по окончании срока договора, компенсация составит в сумме на момент возврата объекта аренды, т.к. рыночная стоимость улучшений, может снизиться к моменту их получения арендодателем, что может оценить независимый оценщик.

Уведомление о необходимости ремонта помещения

Разработанный проект Уведомления о необходимости ремонта помещения (далее “Уведомление”) представляет собой письменное извещение, направляемое одной стороной (далее “Пользователь”) о необходимости осуществления капитального/текущего ремонта помещения другой стороной (далее “Собственник)”.

Настоящее Уведомление может быть использовано для направления письменных требований о необходимости проведении ремонта нанимателями жилых помещения (по договорам найма), арендаторами недвижимого имущества (по договорам аренды), лицами, находящимися на пожизненном иждивении (по договорам пожизненного содержания с иждивением).

Предложенный шаблон документа дает возможность зафиксировать следующие положения: (1)кто является инициатором проведения ремонта объекта; (2) реквизиты стороны, которой направляется настоящее Уведомление; (3)в течение какого срока требуется провести ремонт; (4) причины/обстоятельства, в связи с которыми требуется проведение ремонта; (5) характеристики помещения, которое требует проведения ремонта, а также иные важные моменты.

Как использовать документ

Уведомление подойдет для самостоятельного использования в работе юридическими лицами, физическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Обращаем внимание, что настоящее Уведомлениедолжно быть направлено другой стороне заблаговременно. При этом, положениями заключенных ранее договоров аренды или найма могут быть предусмотрены иные порядки и сроки, в течение которых такие уведомления должны быть направлены.

По общему правилу, Уведомление должно быть направлено по адресу регистрации местонахождения юридического лица или по адресу места проживания (прописки) физического лица. Вместе с этим, в договорах аренды или найма могут быть предусмотрены иные адреса для приема корреспонденции.

Для того, чтоб Уведомление имело юридическую силу, оно должно быть подписано отправителем такого уведомления, и заверено печатью (если отправителем является юридическое лицо).

Применимое законодательство

Настоящее Уведомление о необходимости ремонта помещения подготовлено в соответствии с устоявшейся практикой ведения внутреннего делопроизводства предприятиями, организациями и учреждениями на территории Российской Федерации, а также практическими требованиями, которые обычно выставляются к уведомлениям такого рода.

Как изменить шаблон

Вы заполняете форму. Документ создается у вас на глазах по мере того, как вы отвечаете на вопросы.

По завершению вы получите его в форматах Word и PDF. Вы можете изменять его и использовать его повторно.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Ст 255 НК РФ часть II N 117-ФЗ

Нормативное регулирование согласования ремонта

Не все предприниматели стремятся к приобретению недвижимости в собственность, поэтому для начала можно арендовать помещение и обустроить под свои нужны посредством ремонта. Регулирование проведения ремонта арендованного помещения осуществляется на основании сформированного между сторонами договора, где необходимо оговорить все моменты, касающиеся ремонта помещения. Договор в свою очередь регулируется ГК РФ Глава 34. Аренда. Как правило договор аренды заключается на длительный срок, и периодически возникает необходимость проведения ремонта, что должно быть оговорено в этом документе.

Ремонт арендованного имущества (как текущий, так и капитальный) не относится к работам по его улучшению. Улучшения – это новые дополнительные свойства имущества, без которых оно существовало и могло использоваться по назначению. Ремонт же нельзя признать улучшением, т.к. его цель – поддержание (восстановление) имущества в рабочем состоянии.

Ошибка при формировании письма арендодателю

При написании письма нужно отразить такие важные моменты, когда необходимость проведения ремонта подтверждается документально или законодательными актами, т.е. договором аренды или ссылкой на ст. 616 ГК РФ. Также в письме необходимо отразить возможность компенсации работ (если работы за счет арендатора) в счет арендной платы или единой суммой.

Необходимость получения согласия собственника

Важным элементом в проведении ремонта помещения является получение согласия собственника.

Согласовать проведение ремонта нужно в любом случае, даже если ремонт производится для единства стиля компании (который не был обязательным для арендодателя). Для проведения текущего и капитального ремонта существуют определенные сроки, которые обязан соблюдать владелец имущества.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Может ли арендодатель требовать от арендатора проведения ремонта?

Ответ: Это условие нужно отразить в договоре, от этого зависит возможность расторжения договора.

Вопрос №2: Как поступить арендатору, если арендодатель не исполняет требования договора и не производит соответствующие ремонты?

Ответ: Необходимо направить письмо с требованием о проведении ремонта арендодателем, а в случае отказа постараться произвести работы собственными силами на в счет будущих арендных платежей и заключением дополнительного соглашения.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

Информация, отражаемая в тексте письма

Текст письма должен быть ясно изложен, в произвольной форме, где отражается:

• основание – номер договора аренды со ссылкой на пункт о проведении ремонта
• изложение просьбы о проведении ремонта
• подтверждение необходимости ремонта
• просьба о даче согласия в определенный период

Если по договору ремонт проводится силами арендатора, то нужно приложить смету затрат на ремонтные работы, в которой отражаются все элементы проведения ремонта.

Ремонт за свои деньги, если во время приёмки арендатор не сказал о недостатках

Арендодатель обязан передать помещение, в котором арендатор сможет вести свой бизнес. В договор записывают, что именно арендатор собирается делать — организовать магазин, офис или ресторан. Это следует из ст. 611 ГК РФ.

Передачу помещения оформляют актом. Во время приёмки арендатор осматривает его состояние и если видит недостатки, записывает в акт. Такие недостатки называют видимыми. Дальше собственник устраняет недостатки за свои деньги, делает скидку к арендной плате или компенсирует арендатору его расходы.

Если арендатор молча согласился с недостатками, с арендодателя снимается ответственность. Даже когда по факту помещение не пригодно для вида деятельности арендатора, и собственнику это ясно. К примеру, помещение берут под шаурму навынос, но в зал не подведена вода. Без записи в акте арендатор заплатит за трубы и канализацию своими деньгами. Правило — из ст. 612 ГК РФ.

А вот предъявить собственнику скрытые недостатки можно и после подписания акта. Если спустя время окажется, что склад в цоколе затапливают вешние воды, можно требовать установить дренаж, снизить плату или возместить свои расходы. Ограничений по времени здесь нет.