Особенности архивного хранения

В качестве важного актива любой компании является архив. Он позволяет более эффективно вести деятельности организации, иметь возможность получить необходимую информацию в любой момент, соблюдать нормы действующего законодательства, а также обеспечивать безопасность хранения документации.

Утеря любых сведений – это всегда убытки. Косвенные или прямые – не так важно. Суть в том, что это убытки. Правильное архивное хранение документов в Москве может быть организовано вне офиса. Это очень удобно и является одним из современных трендов. Такой подход обеспечит возможность снижения совокупных затрат на содержание собственного архива.

При этом не нужно быть отводить для него специальное помещение, нанимать в штат сотрудников, которые будут работать там и пр. Кроме того, можно также запросить такую услугу, как оцифровка бумажных документов.

Зачем это нужно?

Все знают о тенденции полного перехода на электронный документооборот. Причин для этого много:

1. Самое главное – это удобство. За несколько кликов можно найти нужный документ.
2. Оперативность выполнения работы. Бумажный документооборот существенно замедляет работу бизнес-процессов, что приводит к росту риска нарушения конфиденциальности персональных данных и к экономическим потерям.

Чтобы не вникать долго в сложности процесса, клиентам предлагается уже готовая инфраструктура, которая поможет решить проблемы, связанные со сканированием. Все документы будут отличаться четкостью, гарантируется точность распознавания информации, даже в табличных формах. Кстати, можно воспользоваться функцией объединения носителей в оцифрованном и бумажном вариантах.

Преимущества оцифровки

Воспользовавшись услугой оцифровки, можно рассчитывать на следующие плюсы:

1. Офис будет освобожден от большого количества бумаг и от необходимости выделять место под их хранение.
2. Возможность быстро отыскать нужный файл любой давности. Такой подход существенно сэкономит рабочее время сотрудников и позволит оперативно находить нужные данные и выдавать их по запросу.
3. Наличие возможности интеграции с любыми внешними системами.
4. Возможность подгружать документы в систему сразу после того, как они будут оцифрованы.
5. Наполнение витрины налогового мониторинга в автоматическом режиме.

Таким образом, передав свой архив на оцифровку в руки специалистов, компании могут рассчитывать на высокое качество выполненной работы и существенное упрощение работы, связанной с архивами.